6 Dicas para organizar os documentos empresariais
Até alguns anos atrás, todo o processo de organização de documentos era realizado de forma manual, o que gerava grandes problemas, como a demora na localização e até a perda de documentos, sem falar nos custos de armazenamento, que exigiam espaços e mobiliário suficiente para arquivar tudo.
Com o avanço da tecnologia, é possível ter uma grande aliada nessa tarefa, já que ela oferece recursos que facilitam o controle nesse armazenamento, além de proporcionar mais agilidade na localização dos documentos das empresas.
Confira abaixo as dicas do Tangerino by Sólides para organização:
1. Manter os documentos organizados: O primeiro passo deve ser definir um local para guardar os documentos. Sempre haverão documentos que precisam ser armazenados fisicamente e é preciso pensar nisso com antecedência.
Se a empresa tiver um volume pequeno de arquivos, um estante simples pode resolver, mas se apesar de digitalizar os documentos, ainda for grande o volume, pode ser necessário disponibilizar uma sala apenas para isso.
De qualquer maneira, o ideal é que todos fiquem em um mesmo local, para evitar que os encarregados precisem se deslocar com frequência, perdendo muito tempo.
Sobre a organização dos arquivos, a empresa pode escolher a melhor forma de fazer. Algumas opções são entre documentos internos e externos, notas fiscais e contratos, por exemplo.
2. Separar documentos conforme o uso: Também é importante manter uma padronização de documentos, classificando-os, veja exemplos:
- Manter em arquivos físicos os documentos empresariais que contêm assinaturas, como os contratos.
- Fichas cadastrais e outros documentos que contenham dados pessoais podem ser digitalizados ou já cadastrados em ferramentas virtuais.
- Cópias de documentos podem ser armazenados em arquivos digitais e as cópias originais podem ser descartadas com segurança.
3. Observar a temporalidade: Quando os arquivos ultrapassam o tempo obrigatório de arquivamento, a empresa pode eliminá-los, abrindo espaço para os novos documentos, mas para que isso aconteça com segurança, evitando que arquivos errados sejam deletados ou jogados fora, é fundamental manter um controle rigoroso da catalogação.
Um software de gestão de documentos mantém os registros atualizados sobre a localização física e ajuda a manter organizados os arquivos digitais.
4. Digitalização de documentos: Todos os documentos devem ser digitalizados, pois essa é a maneira mais fácil de encontrar os arquivos quando necessários. Dessa maneira a empresa ganha muito mais velocidade.
5. Manter um funcionário específico responsável pela organização: Tão importante quanto a criação de uma estrutura de gestão de documentos eficiente, é manter tudo organizado e funcionando. Para isso, o ideal é delegar essa função para uma pessoa específica. Além disso, é essencial também difundir na empresa a cultura de salvar sempre as informações importantes para que todos possam acessar sempre que for preciso.
6. Investir em softwares de gestão e armazenamento na nuvem: Esses recursos são essenciais para garantir a segurança dos dados e documentos empresariais arquivados. A nuvem oferece muito mais mobilidade, já que os documentos podem ser acessados de qualquer local, utilizando apenas a internet. Já os softwares de gestão ajudam a manter tudo organizado, garantindo eficiência e agilidade à rotina da empresa