Especialista da D4Sign explica que documentos digitais não são documentos digitalizados; entenda por que eles trazem mais agilidade e segurança ao processo de validação
As transformações que marcaram 2020 seguem ganhando espaço em 2021 e mudando para melhor a mentalidade dos setores mais convencionais. Um bom exemplo são os documentos digitais, aqueles que podem ser emitidos diretamente de um computador ou outro dispositivo com acesso à internet. Além de reduzir o uso do papel, eles facilitam o arquivamento, proporcionam sua categorização e, consequentemente uma gestão muito mais avançada. Mas, afinal, devemos confiar nestes documentos? A resposta é sim.
“Esta é uma pergunta muito comum, feita por muitos clientes. Eles questionam, por exemplo, se existe a mesma validade jurídica, se realmente os documentos são armazenados com absoluto sigilo e se há risco de os dados serem perdidos”, afirma Rafael Figueiredo, CEO e fundador da D4Sign, plataforma brasileira de assinatura eletrônica.
Segundo o executivo, primeiro é preciso compreender que documentos digitais não são documentos digitalizados – aquele que a pessoa simplesmente escaneia e manda por e-mail ou por WhatsApp. “São coisas totalmente diferentes. Um documento digital é um documento emitido de maneira eletrônica, logo ele possui validade jurídica porque recebe uma certificação digital”, explica o executivo.
Figueiredo listou seis bons motivos para confiar – e aderir – os documentos digitais, que seguem abaixo:
1 – Validade jurídica com praticidade
Sabe aquela burocracia de ter que ir ao cartório, enfrentar uma fila daquelas e esperar alguém colocar um selo no seu documento para confirmar sua validade? Isso não é mais necessário graças à Medida Provisória 2.200, de 2001: trata-se de uma norma responsável por regularizar e validar os contratos digitais no Brasil e que permitiu a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil) e o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Com esta regra, os documentos eletrônicos que recebem a validação destes institutos passam a reunir os dois princípios fundamentais de todos os documentos com validade jurídica, o de integridade e de autenticidade. Por isso, o efeito é o mesmo se você foi ao cartório ou se fez tudo por uma certificadora digital. “O valor de ambos os documentos é igual”, esclarece Figueiredo.
2 – Mais segurança
Documentos em papel são muito mais suscetíveis a acidentes – de incêndio a inundações, e até mesmo uma xícara de café ou outro tipo de substância. “Isso não acontece com os documentos digitais, já que eles são virtuais e ficam guardados na nuvem”, afirma o especialista.
Além disso, no caso da D4Sign, os documentos são armazenados na nuvem da Amazon (AWS), reunindo todos os certificados de segurança da informação – o que garante que os dados estejam guardados de maneira segura e replicados em mais de um data center. “Isso impede a perda de dados, mesmo que ocorra algum imprevisto com a nuvem.
3 – Garantia de sigilo
Por muitos motivos, o armazenamento em nuvem permite maior proteção às informações. Primeiro porque os dados passam a ser compartilhados mediante uso de senhas e logins – justamente para limitar o acesso indevido aos arquivos sigilosos. Segundo porque toda a informação é criptografada, garantindo que apenas as pessoas autorizadas possam acessar o arquivo.
Outro ponto é que, dentro das empresas especializadas em assinatura eletrônica, adota-se os contratos de confidencialidade, que são extremamente rígidos. “Toda pessoa que se relaciona direta ou indiretamente com dados sigilosos deve assinar um documento destes comprometendo-se a manter o sigilo dos dados trocados com a sua organização”, informa o executivo da D4Sign.
4 – Facilidade de acesso
Como os documentos são digitais, eles podem ser acessados diretamente de um computador ou dispositivo móvel ligado à internet – desde que a pessoa tenha permissão para isso. “Não existe mais a necessidade de se deslocar para validar um documento. Isso simplifica e agiliza o processo”.
5 – Organização dos documentos
Com os documentos eletrônicos, pode-se dizer adeus às pilhas de papel, às pastas amontoadas e às gavetas lotadas. A digitalização torna possível depositar milhares de arquivos em um único lugar – basta um computador ou dispositivo conectado à internet.
Além disso, é preciso ressaltar a praticidade na busca de documentos. Em vez de vasculhar gavetas e prateleiras, basta digitar uma palavra-chave no campo de pesquisa para encontrar exatamente o que se está procurando. “Nos casos administrativos, estamos falando de redução de custos graças à economia de tempo”, conclui o CEO da D4Sign.
6 – Mais sustentabilidade
Por serem feitos em papel, os documentos físicos utilizam como matéria-prima a celulose extraída das árvores e, não raramente, são descartados na natureza. Com a digitalização, esse processo deixa de existir, poupando as árvores.
A D4Sign, inclusive, criou um selo de sustentabilidade digital que mostra para o cliente o quanto ele está deixando de impactar no meio ambiente ao diminuir o uso de papel. A novidade já está disponível para toda a base desde fevereiro.